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メールの管理は骨の折れる作業です。期限内にメールに返信したり、重要なメールにリマインダーを追加したりすることから、私たちの注意を喚起するものがたくさんあります。また、受信ボックスに散らばる大量のスパムメールが頭痛の種になります。最終的に、メールボックスが整理されていないため、重要なメールを見つけることが難しくなります。

はい、電子メール管理は難しいビジネスですが、ありがたいことに、ルールを介してより簡単に行うことができます。 Outlook 365 Webmailは、電子メールを特定のフォルダーに転送できるさまざまなルールをサポートしています。特定の送信者からのメールをすぐに削除できます。かっこいいですね。

始める前に、電子メールルールの仕組みを簡単に確認しましょう。



ルールの仕組み

ルールは、整理された整理された受信トレイを実現する方法です。典型的なルールは、トリガー、アクション、および例外で構成されます。ルールがトリガーされると、メールの削除、フォルダーへの追加、別のアカウントへの転送などのアクションが開始されます。

ルールに関して言えば、Outlook 365にはアクションと条件の両方のオプションがたくさんあります。件名を照合するか、特定のアドレスを選択するか、送信者の名前を選択できます。

そして、最良の部分は、好きなだけ条件を追加できることです。あなたがしなければならないのは、適切な条件を選択することです。

アクションについても同じことが言えます-選択肢は豊富です。ルールを作成し、さらにルールを処理するための条件を選択してから、ビンゴするだけです!

ルールの動作方法を確立したので、ルールの作成方法を見てみましょう。

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Outlook 365でルールを作成する方法

ステップ1:Outlookを開き、右上隅の[設定]アイコンをクリックします。次に、下部にある[すべてのOutlook設定を表示]をクリックします。

ステップ2: 左パネルから[メール]を選択し、[ルール]を選択します。次に、[新しいルールを追加]オプションをタップし、新しいルールに名前を付けます。

People条件を選択している場合は、正しい住所を入力する必要があります。件名については、正確なキーワードを追加する必要があります。

ステップ3: 条件に焦点を合わせたら、アクションを追加します。このアクションは、上記の条件に一致するメールに対して実行する処理を構成します。

現在、Outlook 365 Webメールでは、メールの転送、削除、ピン留めなどを行うことができます。

ステップ4:メールルールが必要ですか じゃない 時々トリガーする? 「はい」の場合、「例外の追加」をクリックして、必要な条件を入力します。

次に、保存をクリックします。そこに、メールルールを作成しました。

注意:Gmailなどの他のメールクライアントとは異なり、新しいメールルールは、ルールの作成後に受信したメッセージに適用されます。古いメッセージでは機能しません。
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停止処理の追加ルールを使用する場合

ルールの作成中に、[ルールの処理を停止する]チェックボックスに注意してください。このオプションは、単一のメッセージに適用できる受信トレイに複数のルールがある場合に適用されます。

たとえば、すべてのニュースレターをGuiding TechからGT NLという名前のフォルダーに移動するルールAと、キーワード「Android」を含むすべてのメールをセカンダリメールアカウントに転送する別のルールBがあるとします。

このシナリオでは、ルールAが正常に実行された後にルールBを実行したくないでしょう。そのとき、「より多くのルールの処理を停止する」オプションが表示されます。特定の条件を満たした後、それ以上のルールの実行を停止します。

そのためには、ルールの優先度がそれに応じて設定されていることを確認する必要があります。これについては、次の点で説明します。

Outlook 365でのルールの編集と管理

Outlook 365では、ルールは表の順序に従って実行されます。ありがたいことに、順序は永続的ではなく、優先順位を変更できます。

それを行うには、上矢印と下矢印をクリックします。ルールを編集するには、編集アイコンをクリックして変更を加えます。それらを保存することを忘れないでください!

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1.スイープメール

スイープは、クリーンな受信ボックスへの別の方法です。ルールと同様に、これを使用すると、特定の送信者からのすべてのメールを自動的に削除できます。

メールを削除するだけではありません。メールを削除するか、チェーン内の最新のメールを保持するかを選択できます。

メールを一掃するのはとても簡単です。迷惑なメールを開いて、上部のスイープアイコンをタップします。

次に、ドロップダウンからオプションを選択します。 2番目のルールは、ルールを自動的に作成するので最適です。完了したら、保存をクリックします。

注意:[送信済みアイテム]、[下書き]、[迷惑メール]、[削除済みアイテム]フォルダーの[スイープ]オプション。
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2.送信者とドメインをブロックする

上記とは別に、特定の送信者とドメインを完全にブロックできます。 [迷惑メール]セクションに移動し、[追加]をクリックして、メールアドレスまたはドメイン名を入力します。

同時に、安全な送信者とドメインを追加することもできます。このオプションは、重要なメール(または重要な人からのメール)がゴミ箱フォルダーに入らないようにします。

[追加]をタップして、ドメイン名またはメールアドレスを追加します。

こんにちは、Smarter Inbox!

それが、ルールを作成および管理し、受信トレイを無意味な混乱からきれいに保つ方法です。結局のところ、重要な電子メールを見逃すわけにはいかないのですか?

共有したい興味深いルールを使用している場合は、以下のコメントセクションでそれらを言及してください。

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